دليل إدارة موقع Ortho Hub

1الدخول للوحة التحكم

لوحة التحكم هي المكان اللي بنضيف منه المنتجات ونتابع الطلبات. ليها رابط منفصل عن الموقع اللي بيشوفه العملاء.

رابط الدخول

حسابك

صاحبة الموقع هي اللي بتعملك الحساب، وبتبعتلك الإيميل وباسورد مؤقت في رسالة خاصة.

1. افتح رابط الدخول، واكتب الإيميل والباسورد، ودوس Sign in.
2. أول حاجة تعملها: غيّر الباسورد. دوس على إيميلك فوق على اليمين (مكتوب تحته My account).
3. اكتب الباسورد الحالي، وبعدين الجديد مرتين. لازم يبقى 12 حرف على الأقل، وممكن يبقى جملة تفتكرها زي Ortho-Cairo-Store-2026.
4. دوس Change password. أي جهاز تاني كان مسجل دخول بحسابك هيتعمله خروج.

الصلاحيات

كل حساب ليه صلاحية بتحدد هو يشوف إيه ويعدّل إيه:

2إضافة المنتجات

لازم تمشي بالترتيب ده، لأن كل منتج لازم يتربط بقسم وماركة موجودين قبله:

الأقسام (Categories)

1. من القايمة الجانبية، تحت Catalog، دوس Categories.
2. دوس + Add category فوق.
3. Name (English): اسم القسم بالإنجليزي، مثلاً Archwires.
   Name (Arabic): الاسم بالعربي، مثلاً أسلاك التقويم.
4. URL slug: سيبها فاضية، هتتكتب لوحدها.
5. Icon: اختار الشكل الأقرب للقسم: bracket للبراكيت، وwire للأسلاك، وelastic للمطاط، وband للحلقات، وinstrument للأدوات، وadhesive لمواد اللصق، وretainer للمثبتات، وscrew للمسامير.
6. خلي Visible on the website متعلّم عليها، ودوس Save.

عشان تعدّل قسم بعد كده، دوس Edit جنبه. ولو عايز تخفي قسم من الموقع من غير ما تمسحه، شيل العلامة من Visible on the website.

الماركات (Brands)

1. من القايمة: Brands، وبعدين + Add brand.
2. Brand name: اسم الماركة زي ما هو مكتوب على المنتج.
3. Description: نبذة قصيرة (اختيارية).
4. خلي Visible on the website متعلّم عليها، ودوس Save.

المنتج (Products)

1. من القايمة: Products، وبعدين + Add product.
2. املا Basic information:
   • Product name (English): إجباري. ده الاسم اللي هيظهر في الموقع والفواتير.
   • Product name (Arabic): اختياري. بيظهر للعملاء اللي فاتحين الموقع بالعربي.
   • SKU / product code: إجباري، ولازم ميتكررش مع منتج تاني. استخدم كود المورد أو كود المخزن.
   • Brand وCategory: اختار من القايمة.
   • Short description: سطر أو اتنين بيظهروا تحت السعر.
   • Full description: الوصف الكامل.
3. Technical specifications (المواصفات): دوس + Add row لكل مواصفة. اكتب الاسم في خانة والقيمة في خانة، مثلاً Slot و 0.022"، أو Material و NiTi.
4. Price & inventory (السعر والمخزون):
   • Price (EGP): سعر القطعة بالجنيه.
   • Stock quantity: الكمية الموجودة في المخزن.
   • Low-stock threshold: لما الكمية توصل للرقم ده، هيجيلك تنبيه إن المنتج قرب يخلص. القيمة الافتراضية 10.
   • Allow ordering beyond stock: سيبها من غير علامة، إلا لو متأكد إنك هتقدر توفّر المنتج حتى لو الكمية خلصت.
5. Publishing (النشر):
   • Active: علّم عليها عشان المنتج يظهر في الموقع. ولو مش جاهز لسه، سيبها من غير علامة وارجعله بعدين.
   • Featured: علّم عليها عشان المنتج يظهر في الصفحة الرئيسية تحت "منتجات مميزة". الأحسن تختار 4 أو 8 منتجات بس.
6. دوس Save product فوق. الصفحة هتفضل مفتوحة، وهيظهر جزء الصور.
7. الصور: في جزء Images دوس Upload واختار صورة أو أكتر.
   • المسموح: JPG أو PNG أو WebP، وكل صورة لحد 5 ميجا.
   • أول صورة هي الصورة الرئيسية. عشان تخلي صورة تانية هي الرئيسية، دوس Make main عليها.
   • عشان تمسح صورة، دوس ✕ اللي على الصورة.

حاجات تانية في صفحة المنتجات

• البحث والفلترة: فوق الجدول تقدر تدور بالاسم أو الكود، وتفلتر بالقسم أو الماركة أو الحالة (ظاهر أو مخفي أو مميز).
• النجمة ☆ جنب كل منتج: دوسة واحدة بتخليه مميز أو تشيل التمييز.
• Export CSV: بينزّل شيت بكل المنتجات تقدر تفتحه في Excel.
• المسح: افتح المنتج ودوس Delete. المنتج بيختفي من الموقع، بس بيفضل موجود في الطلبات القديمة.

المخزون (Inventory)

لما الكمية تتغير، زي إن شحنة وصلت أو قطعة اتكسرت، استخدم صفحة المخزون، عشان كل تغيير يتسجل بسببه.

1. من القايمة: Inventory.
2. في Stock adjustment اختار المنتج.
3. Change: اكتب الرقم بالموجب للإضافة (مثلاً 50) وبالسالب للخصم (مثلاً -3).
4. Reason: اختار Restock لو بضاعة وصلت، أو Manual correction لو بتصحح غلطة.
5. اكتب ملاحظة قصيرة، ودوس Apply.

الموقع بيخصم الكمية لوحده أول ما العميل يبعت الطلب، وبيرجّعها لوحده لو الطلب اتلغى. وكل حركة بتظهر في Inventory history.

3إدارة الطلبات

الموقع مبيستلمش فلوس أونلاين. العميل بيبعت الطلب، وبعدين بيتفق معانا على الشحن ويحوّل ويبعت صورة التحويل على واتساب. إحنا بنراجع وبنغيّر حالة الطلب بإيدينا.

حالات الطلب

خطوات كل طلب جديد

1. هيجيلك تنبيه (الجرس 🔔 فوق)، ورقم جنب Orders في القايمة. افتح الطلب.
2. مصاريف الشحن: العميل هيكلمك على واتساب برسالة فيها رقم الطلب. اتفق معاه على مصاريف الشحن حسب محافظته، واكتبها في Delivery fee ودوس Save. الإجمالي الجديد بيظهر للعميل في حسابه لوحده.
3. التأكد من التحويل: لما العميل يبعت صورة التحويل، افتح أبلكيشن إنستاباي أو فودافون كاش واتأكد إن المبلغ وصل فعلاً، ومتعتمدش على الصورة لوحدها.
4. من Update status اختار Payment Confirmed ودوس Apply status.
   الموقع مش هيسمح بتأكيد الدفع قبل ما تكتب مصاريف الشحن. وبعد تأكيد الدفع، مصاريف الشحن والمنتجات بتتقفل ومبتتعدلش، عشان الطلب ميتغيرش بعد ما العميل دفع.
5. غيّر الحالة لـ Preparing Order وانت بتجهزه، وبعدين Ready for Shipping.
6. بيانات الشحن: في Shipping details اكتب اسم شركة الشحن (إجباري)، ورقم التتبع، وتاريخ الشحن، والتاريخ المتوقع للوصول، ودوس Save shipping details. العميل بيشوفهم في حسابه.
7. غيّر الحالة لـ Shipped. الموقع مش هيسمح بده غير بعد ما بيانات الشحن تتكتب.
8. لما يوصل، غيّر لـ Delivered.

أي ملاحظة بتكتبها في خانة الحالة بتظهر للعميل. أما Internal notes (عليها قفل 🔒) فدي للفريق بس، والعميل مستحيل يشوفها.

إلغاء طلب

اختار Cancelled، واكتب السبب. السبب إجباري، والعميل بيشوفه. الكمية بترجع للمخزن لوحدها.

أدوات تانية

• WhatsApp customer: بيفتح محادثة مع العميل ومعاها رقم الطلب.
• Print: لطباعة الطلب وتحطه مع الشحنة.
• صفحة Orders: تقدر تدور برقم الطلب أو اسم العميل أو موبايله، وتفلتر بالحالة أو التاريخ، وتعمل Export CSV.
• صفحة Shipping: بتوريك الطلبات اللي محتاجة تتشحن، واللي في الطريق.

4الطلبات الخاصة (Special Orders)

لما العميل يطلب منتج مش موجود عندنا على الموقع، بيبعت "طلب خاص"، وإحنا بندوّر عليه عند الموردين ونبعتله عرض سعر. متكتبش سعر أو ميعاد غير لما تكون متأكد منه من المورد.

1. هيجيلك تنبيه، ورقم جنب Special Orders. افتح الطلب، وهتلاقي فيه اسم المنتج والماركة والكمية والوصف، وساعات صورة أو ملف من العميل.
2. من Update status غيّر لـ Under Review وانت بتراجع، وبعدين Waiting for Supplier وانت بتسأل المورد.
3. عرض السعر: في جزء Quotation اكتب سعر القطعة، والكمية، وتاريخ التوفر المتوقع، وآخر يوم العرض صالح فيه، وأي ملاحظة. ودوس Send quotation. العميل بيلاقيه في حسابه.
4. دوس Send quotation via WhatsApp عشان تبعتله نفس العرض على واتساب كمان.
5. رد العميل: العميل بيوافق أو يرفض من حسابه، والحالة بتتغير لوحدها. ولو رد عليك على واتساب، سجّل رده بزرار Record acceptance أو Record rejection.
6. بعد الموافقة: اطلب المنتج من المورد، وغيّر الحالة لـ Ordered from Supplier، وبعدين Arrived لما يوصل.
7. دوس Create order في جزء Convert to order. ده بيعمل طلب جديد عادي، وبيمشي بعد كده بنفس خطوات أي طلب (شحن ودفع وتوصيل).
8. لما يتسلّم، غيّر حالة الطلب الخاص لـ Completed.

5العملاء

• صفحة Customers: فيها كل العملاء المسجلين، وتقدر تدور بالاسم أو الإيميل أو الموبايل، وتفلتر بنوع العميل (دكتور تقويم، عيادة، مركز، مورد، موزع).
• لما تفتح عميل، هتلاقي بياناته وعناوينه وكل طلباته وطلباته الخاصة، وزرار واتساب.
• Internal notes: ملاحظات للفريق بس، زي "بيفضل التوصيل الصبح".
• Deactivate: بيقفل حساب العميل، ومش هيقدر يسجّل دخول. ممكن ترجّعه بعدين بـ Activate.

عميل نسي الباسورد

1. اتأكد إن الرسالة جاية من رقم الواتساب المسجل في حسابه.
2. افتح صفحة العميل، ودوس Generate reset link.
3. دوس Send on WhatsApp. هتفتح رسالة جاهزة فيها اللينك.

اللينك بيشتغل مرة واحدة بس، وبيخلص بعد 24 ساعة.

6رحلة العميل على الموقع

ده اللي العميل بيشوفه ويعمله، وقصاده اللي إحنا بنعمله في كل مرحلة. العلامة الخضرا معناها خطوة علينا إحنا بس.

رحلة الطلب الخاص

العميل مش لاقي منتج، فبيدوس "اطلب طلباً خاصاً" (من الصفحة الرئيسية أو القايمة أو صفحة منتج خلص). بيكتب اسم المنتج والماركة والكمية والوصف، وممكن يرفع صورة. بعدين بيتابع من "حسابي" ثم "الطلبات الخاصة"، ولما عرض السعر يوصله بيدوس قبول أو رفض. وبعد الموافقة بيوصله طلب جديد عادي يكمّله بنفس طريقة الدفع على واتساب.

وكمان يقدر يفتح طلب قديم ويدوس "اطلب منتج إضافي"، فيتعمل طلب خاص مربوط بالطلب ده.

7قواعد مهمة